A secretária tem formação para ser o braço direito da chefia. Estar a par dos assuntos administrativos, tomar decisões, como os secretários dos faraós egípcios. Mais do que colocar em ordem documentos, organizar viagens e eventos; a secretária recebe grande base de administração, economia, matemática financeira, psicologia, direito, para estar preparada para atuar e enxergar a empresa como um todo. Sua função é auxiliar as tarefas, e auxílio também passa por acolhimento.
Mais do que papéis, documentos, dados, tabelas, a secretária é uma função dentro de uma equipe de pessoas no trabalho. Por mais que as tarefas estejam bem definidas, ela precisa saber trabalhar em equipe, se relacionar.
Há quem busque pessoas comunicativas para essa função; outros preferem perfis discretos pois lidarão com muitas informações confidenciais; pró-atividade é questão de sobrevivência em qualquer função, os acomodados estão fadados ao corte; porém há de se pensar o quão importante é que a secretária seja compreensiva e acolhedora hoje em dia.
O ritmo de trabalho é puxado, as pressões deixam os funcionários ansiosos, depressivos, estressados e fica a questão em como pode-se ser um agente de mudança dentro da empresa, alguém que não fique apenas na área de recursos humanos porém atue junto dos mais variados setores da empresa. A realidade é que num mundo cada vez mais mentalmente doente, é preciso de mais mão de obra empática.
A secretária pode ser uma função chave com essa característica nas organizações, porém empatia é bem-vinda em todos os postos de trabalho. Um bom relacionamento no trabalho é mais do que comunicação: é também respeito, acolhimento, prestatividade.
As empresas precisam parar de buscar oradoras eloquentes, ótimas escritoras, boas tradutoras, exímias organizadoras ou agentes de viagem para a função de secretária. Precisam valorizar essa função chave.
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